Jednym ze stałych elementów rekrutacji w firmie jest organizowanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami na pracowników. Na ogół, taka rozmowa powinna być przeprowadzona przez osobę, która jest do tego celu przygotowana. Nie powinno się wyznaczać do przepytywania kandydatów na pracowników przypadkowych osób. Zarówno sami kandydaci, jak i osoby rekrutujące pracowników muszą się gruntownie przygotować do rozmowy kwalifikacyjnej.

Zdecydowanie największe znaczenie dla kształtu takiej rozmowy mają kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności tego, kto ją prowadzi. Taka osoba powinna mieć pojęcie o rekrutacji i jej mechanizmach. Musi też być odpowiednio przygotowana do zatrudniania innych osób. Nie ulega wątpliwości, że na różne stanowiska pracy rozmowa kwalifikacyjna może przebiegać w nieco inny sposób, na przykład w jej trakcie mogą pojawić się pewne pytania, które wiążą się ściśle z danym stanowiskiem pracy lub branżą działalności.

Są pytania, które bez względu na przedsiębiorstwo czy sferę działalności, w której przyszło mu funkcjonować, powtarzają się. Jednocześnie, często mówi się o zasadach przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej, które koniecznie muszą być zachowane zarówno przez kandydata na pracownika, jak i osobę rekrutującą. Najczęściej osoby prowadzące rozmowę zadają pytania dotyczące przeszłości kandydata, jego działań i reakcji na konkretne problemy, mające miejsce w dawnej pracy czy na studiach. Wiele osób stara się dopytać kandydata, w jaki sposób postąpiłby w hipotetycznej sytuacji. Są to częste praktyki, do których kandydat na pracownika powinien się dobrze przygotować.

Celem osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami na pracowników, jest znalezienie osoby, która jest jak najbliższa określonemu ideałowi pracownika. Pożądanym pracownikiem jest osoba, która ma nie tylko konkretne umiejętności wymagane na stanowisku pracy, ale równocześnie charakteryzuje się wieloma cechami osobistymi, takimi jak kreatywność, umiejętność wykazania inicjatywy, talent komunikacyjny, umiejętność współpracy w grupie, czy też na przykład umiejętność konsekwentnego dążenia do wyznaczonych celów. Aby osoba rekrutująca pracowników mogła odkryć, czy dany kandydat ma takie cechy, musi zadawać mu pewne ukierunkowane pytania. Odpowiedzi na nie mogą świadczyć o posiadaniu tychże cech, bądź nie przez kandydata. Co więcej, chadzając na rozmowy kwalifikacyjne, dana osoba może stwierdzić, że w każdej firmie pytają o to samo. Jest to sytuacja jak najbardziej naturalna, z uwagi na to, że pracodawcy chcą zatrudniać osoby wykazujące inicjatywę, komunikatywne, współpracujące z innymi i kreatywne. To, że pytania się powtarzają, pozwala osobie rekrutującej na porównywanie odpowiedzi udzielanych przez różnych kandydatów.

Przeprowadzający rozmowę kwalifikacyjną powinien ustalić pewien schemat, scenariusz owej rozmowy, w obrębie którego będzie się poruszał. Ważne są nie tylko same pytania, ale tryb ich zadawania, kolejność, czy też w końcu – zapisywanie odpowiedzi kandydatów do porównania w późniejszym czasie.