W przypadku, gdy firma rozlicza się z Urzędem Skarbowym na zasadzie ryczałtu, najczęściej ogranicza się prowadzenie księgowości do ewidencji przychodów, jak i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych. Warto przy tym powiedzieć co nieco, jakie elementy powinny być zaliczane do przychodów i wykazywane w dokumentach księgowych.

Otóż, przychodem są wszelkie należności pochodzące z prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Jednocześnie, przychodem nazywane są wszelkie dopłaty i subwencje, otrzymane kary umowne, otrzymane odsetki od środków na rachunku bankowym, wartość umorzonych zobowiązań oraz wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków. Przychody pochodzą także ze sprzedaży wyposażenia przynależącego do firmy i sprzedaży jej środków trwałych. Ostatecznie, przychodem księgowym są przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy lub poddzierżawy wszelkich składników majątku, jakie powiązane są z prowadzoną działalnością. W tym przypadku nie zalicza się wyłącznie przychodów z budynków mieszkalnych oraz gruntów z nimi związanych.

Prowadzenie ewidencji przychodów wymaga uwzględnienia kilku zasad. Dokumentacja powinna być prowadzona rzetelnie i z zachowaniem zasad poprawności. Musi być ona w pełni zgodna z przepisami obowiązującego prawa, a wszelkie ujęte w niej zapisy koniecznie muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Co ciekawe, przepisy prawa dopuszczają niewielkie błędy, choć błędnie wpisane kwoty nie mogą przekroczyć 0,5% wartości przychodu w całym roku obrotowym. Jeśli urząd skarbowy dopatrzy się większych błędów, wówczas na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara pieniężna.

Następnie, ważne jest przechowywanie dokumentów potwierdzających osiągany przez daną firmę przychód. Otóż, wszystkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane w jednym miejscu, tam gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, bądź ewentualnie w biurze rachunkowym, zakładając że to ono prowadzi firmową księgowość. Każdy przedsiębiorca zgłasza do urzędu skarbowego miejsce przechowywania dokumentacji w specjalnym formularzu zgłoszeniowym NIP-1.

Ewidencja księgowa bez względu na to, w jakiej firmie jest prowadzona, opiera się zawsze na dowodach księgowych. Są to ni mniej nie więcej, tylko dokumenty potwierdzające dokonaną sprzedaż. Jeśli dowody księgowe związane są z przychodem, mogą występować w postaci faktur, rachunków, dowodów wewnętrznych w firmie, albo zwyczajnych paragonów itp.

Każda ewidencja przychodów musi mieć odpowiedni kształt, który szczegółowo został określony w przepisach ustawy o opodatkowaniu podmiotów gospodarczych w ten właśnie sposób.