Pracownikowi przysługuje na mocy obowiązujących przepisów prawa pracy urlop wypoczynkowy, w wymiarze 20 lub 26 dni, w zależności od prezentowanego stażu pracy. Jeśli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat, wówczas urlop wypoczynkowy przyznawany jest w wymiarze 20 dni, a jeśli staż pracy wynosi 10 lat lub więcej – 26 dni. Urlop wypoczynkowy w zasadzie można wykorzystać w dowolnym momencie, ustalając zwykle jego termin z pracodawcą. Mając małoletnie dzieci, pewna część urlopu musi przypadać na okres letnich wakacji. Co jednak dzieje się w przypadku, gdy pracownik przez cały rok nie wykorzysta należnego mu urlopu wypoczynkowego?

Otóż, zaległy urlop wypoczynkowy pracownik powinien wykorzystać do końca marca następnego roku kalendarzowego po roku, za który przysługiwał mu urlop w określonym wymiarze. Dlatego też w marcu każdego roku w większości polskich firm następuje okres przeglądu urlopowych zaległości całej kadry pracowniczej.

Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do końca marca kolejnego roku jest jedną z podstawowych zasad wynikających z przepisów urlopowych. Niemniej jednak, istnieje wyjątek od tej reguły. Otóż, pracodawca jest zwolniony z obowiązku pilnowania terminów wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w wymaganym terminie, jeśli na przykład zaległości urlopowe dotyczą wyłącznie urlopu na żądanie, który przysługuje pracownikowi w wymiarze 4 dni każdego roku. Kodeks pracy określa, że urlop na żądanie, który nie został wykorzystany w starym roku, w nowym roku wcale nie staje się zaległym urlopem na żądanie. Jest to urlop udzielany na całkiem zwyczajnych zasadach, ale istnieją graniczne terminy jego wykorzystania. W przypadku, gdy pracownikowi pozostało ze starego urlopu 14 dni i nie wykorzystał on urlopu na żądanie, to jest on zobowiązany do wykorzystania do końca marca roku następnego wyłącznie 10 dni tego urlopu.

Co stanie się, jeśli jednak pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu w wyznaczonym terminie? W tym przypadku to na pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie sprawami urlopowymi w swoim przedsiębiorstwie. Dlatego też, inspektor pracy dokonujący kontroli może wytknąć pracodawcy tego typu uchybienia. Pracodawca nie będzie miał wówczas wytłumaczenia, dlaczego pracownik nie znalazł się na urlopie w odpowiednim terminie. Nie może tłumaczyć się szczególnymi potrzebami kadrowymi zakładu pracy, albo brakiem zainteresowania ze strony pracownika wykorzystaniem urlopu w ustawowym terminie.  Pracodawca dokonujący zaniedbań w zakresie udzielania urlopów pracowniczych może być ukarany mandatem karnym, który nakładany jest bezpośrednio przez inspektora i wynosi on maksymalnie 2000 zł. Inspektor może zdecydować się na nałożenie na takiego pracodawcy karę grzywny wymierzanej przez sąd, w kwocie od 1000 do nawet 30 000 zł. W interesie pracodawcy leży jak najszybsze uregulowanie wszelkich urlopowych zaległości.