W celu zawarcia korzystnego dla firmy kontraktu handlowego, albo zawiązania współpracy z innym przedsiębiorstwem, na ogół należy przeprowadzić rozmowy i spotkania biznesowe, w celu ustalenia drobiazgowych warunków tego rodzaju umów.

Podczas spotkań z klientami i kontrahentami najczęściej należy przeprowadzić daleko idące negocjacje, aby w ostatecznym rozrachunku doprowadzić do podpisania umowy, w której wszystkie jej postanowienia będą odpowiadały obu stronom. Bardzo często bywa tak, że negocjacje są bardzo skomplikowane i trwają kilka tygodni. Wówczas jednak najczęściej mamy do czynienia z poważnymi projektami, opiewającymi na duże kwoty pieniędzy.

Czym tak właściwie są rzeczone negocjacje?

Otóż, negocjacje w najprostszej definicji określa się jako swoisty proces komunikowania się, w celu osiągnięcia porozumienia z drugą osobą lub grupą osób. Nie ulega wątpliwości, że wprawne komunikowanie się jest integralnym elementem każdych negocjacji. Nie dojdzie się do wspólnych wniosków na spotkaniu biznesowym, jeśli będzie się wyłącznie milczało, aczkolwiek należy powiedzieć, że porozumiewanie się za pomocą komunikatów niewerbalnych, a więc mowy ciała, gestów i mimiki, również wchodzi w zakres komunikacji negocjacyjnej.

Najczęściej jednak komunikujemy się z innymi osobami w określonym języku, wykorzystując do tego celu aparat mowy. W negocjacjach uznawane jest również porozumiewanie się poprzez korespondencję – tradycyjną lub elektroniczną, a także za pośrednictwem telekomunikacji.

W kulturach pozaeuropejskich, negocjacje oznaczać mogą nie tylko rozmowę przy stole konferencyjnym w firmie, ale również wykonywanie obrządków rytualnych, czy nawet śpiewanie pieśni i dawanie znaków dymnych. Wszystko zależy oczywiście od kultury, z jaką akurat mamy do czynienia. Generalnie, pragniemy tu dowieźć, że błędne jest sprowadzanie negocjacji tylko do komunikacji za pomocą mowy. Rozmowa i wymiana poglądów owszem, wchodzi w skład klasycznych negocjacji, lecz nie jest ich jedynym elementem składowym.

Negocjacje prowadzą zwykle do podjęcia pewnych, ważnych decyzji, ale błędne jest sprowadzanie ich tylko i wyłącznie do procesu decyzyjnego, ponieważ łączą one w sobie wiele innych, ważnych aspektów. Stroną w negocjacji mogą być wyłącznie osoby zdecydowane i kompetentne, które potrafią szybko ocenić sytuacje i uczynić to jak najbardziej trafnie. Nie mogą mieć one problemów z podejmowaniem decyzji.

W negocjacjach ważne jest racjonalne podejmowanie decyzji, a nie kierowanie się impulsem czy emocjami. Te ostatnie nie doprowadzą negocjacji do szczęśliwego końca. Najczęściej, źle przeprowadzone negocjacje kończą się fiaskiem, tzn. nie zostaje zawarta pożądana przez obie strony umowa. Może się też zdarzyć tak, że umowa zostanie zawarta, ale jej warunki będą korzystne wyłącznie dla jednej ze stron, która będzie o wiele lepiej przygotowana do negocjacji.

Uczestnicy negocjacji powinni być przygotowani do pełnienia swej roli, w innym przypadku przysporzą oni firmie więcej kłopotów niż pożytku.